SharePoint bestanden delen

SharePoint maakt documenten beschikbaar voor teams en externe partners. De gekozen link bepaalt wie toegang krijgt en of iemand mag bekijken of bewerken. Gebruik daarom niet automatisch de ruimste optie.

1. Kies het juiste publiek

Kies bij voorkeur Specifieke personen of Personen in uw organisatie. Iedereen-links zijn eenvoudig door te sturen en kunnen door beleid zijn uitgeschakeld.

2. Geef minimale rechten

Schakel bewerken uit wanneer lezen voldoende is. Beperk downloaden waar beleid en licentie dit ondersteunen. Deel bij voorkeur een bestand of map in plaats van een volledige site.

3. Beheer externe gasten

Controleer identiteit, vervaldatum en noodzaak van gasttoegang. Externe gebruikers kunnen met een verificatiecode of Microsoft-account worden toegelaten, afhankelijk van instellingen.

4. Trek oude toegang in

Gebruik Toegang beheren om directe rechten en koppelingen te bekijken. Verwijder verlopen samenwerkingen en controleer site-eigenaren periodiek.

Praktische tips

• Gebruik Specifieke personen voor gevoelige bestanden.
• Geef alleen bewerkrechten wanneer nodig.
• Stel vervaldatums in voor tijdelijke samenwerking.
• Controleer toegang en eigenaren regelmatig.

Veelgestelde vragen

Kunnen ontvangers een link doorsturen?

Dat kan bij ruime koppelingen. Een link voor specifieke personen controleert de identiteit van de ontvanger.

Wat is het verschil met OneDrive?

OneDrive is persoonlijk werkgebied; SharePoint is bedoeld voor gedeelde team- en organisatiebestanden.

Kan ik downloaden blokkeren?

Bij sommige linktypen en licenties kan dit, maar schermfoto’s en handmatige kopieën blijven mogelijk.

Waarom kan een gast het bestand niet openen?

De gast gebruikt mogelijk een ander e-mailadres, de link is verlopen of extern delen is beperkt.

Gerelateerde artikelen

• OneDrive bestanden synchroniseren
• Waarom bedrijven overstappen op Teams
• Microsoft 365 en hybride werken

Uw persoonlijke ticketomgeving is de centrale plek voor alle communicatie over uw aanvraag. Hier vindt u de actuele status, berichten van onze technici en eventuele aanvullende informatie. Zo blijft u tijdens het gehele traject altijd op de hoogte van de voortgang.