Veilige verwijdering van persoonsgegevens bij ViVa Support

Verzoek tot gegevensverwijdering

Onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kunt u in bepaalde situaties vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit wordt ook het recht op gegevenswissing of het recht op vergetelheid genoemd.

Op deze pagina leggen wij uit hoe u een verzoek indient, welke gegevens kunnen worden verwijderd en waarom sommige informatie tijdelijk bewaard moet blijven. Een verwijderverzoek is kosteloos, behalve in uitzonderlijke situaties waarin de AVG een redelijke vergoeding of weigering toestaat.

Verzoek indienen

Gebruik bij voorkeur het e-mailadres dat aan uw account of eerdere aanvraag is gekoppeld. Vermeld welke gegevens of dienst het verzoek betreft, maar stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.

Wie behandelt uw verzoek?

ViVa Computers Service is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via ViVa Support.

ViVa Computers Service
Odradastraat 58
5521 CT Eersel
E-mail: ticket@vivasupport.nl

U kunt een verzoek indienen via e-mail, de contactpagina of een supportticket.

Wanneer kunt u om verwijdering vragen?

Een verzoek kan bijvoorbeeld passend zijn wanneer:

De persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel
U toestemming intrekt en er geen andere geldige grondslag bestaat
U terecht bezwaar maakt tegen de verwerking
Gegevens onrechtmatig zijn verwerkt
Verwijdering nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen
Een account niet meer wordt gebruikt en bewaren niet langer nodig is

Het recht op verwijdering is niet absoluut. Wij moeten ieder verzoek beoordelen aan de hand van de AVG en andere toepasselijke wetgeving.

Welke gegevens kunnen onder een verzoek vallen?

Afhankelijk van uw gebruik van onze diensten kan een verzoek betrekking hebben op:

Uw ViVa Support-account
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens
Supporttickets, reacties en bijlagen
Contactformulierinzendingen
Communicatievoorkeuren
Niet-verplichte gebruikersinstellingen
Technische gegevens die nog aan u gekoppeld zijn
Andere persoonsgegevens waarvoor geen geldige bewaartermijn meer bestaat

Wij verwijderen alleen persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Gegevens van andere personen of informatie die noodzakelijk is voor hun rechten worden niet zonder beoordeling verwijderd.

Wanneer kunnen gegevens niet direct worden verwijderd?

Wij kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren of uitstellen wanneer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor:

Een wettelijke administratie- of fiscale bewaarplicht
Afhandeling van een lopende opdracht, garantie of klacht
Het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering
Beveiliging, fraudepreventie of onderzoek naar misbruik
Bescherming van de rechten en vrijheden van anderen
Een andere uitzondering die de AVG of toepasselijke wetgeving toestaat

Wanneer gegevens niet kunnen worden gewist, kunnen wij waar passend de verwerking beperken, gegevens afschermen of informatie anonimiseren. Wij leggen uit waarom wij een verzoek niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren.

Gevolgen van het verwijderen van een account

Het verwijderen van een account kan niet altijd ongedaan worden gemaakt. Na verwijdering kunt u onder andere toegang verliezen tot:

Uw persoonlijke ticketomgeving
Historische ticketcommunicatie
Bijlagen en statusinformatie
Gekoppelde accountvoorkeuren
Informatie die alleen via het account beschikbaar was

Download of bewaar daarom vooraf informatie die u zelf nog nodig heeft. Een accountverwijdering beëindigt niet automatisch openstaande opdrachten, betalingen, garantieafspraken of wettelijke bewaarplichten.

Hoe controleren wij uw identiteit?

Wij moeten voorkomen dat iemand anders uw gegevens laat verwijderen. Daarom controleren wij of de aanvrager daadwerkelijk de betrokkene of een geldige vertegenwoordiger is.

Wij kunnen bijvoorbeeld vragen om:

Het verzoek te bevestigen via het bekende e-mailadres
In te loggen op het betreffende account
Informatie te geven die redelijkerwijs alleen bij de aanvraag hoort
Een machtiging te verstrekken wanneer u namens iemand anders handelt

Alleen wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is, kunnen wij om aanvullende identificatie vragen. Stuur nooit ongevraagd een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Wij geven eerst aan welke gegevens eventueel zichtbaar moeten zijn en welke u kunt afschermen.

Stappen van de afhandeling

Wij bevestigen de ontvangst van uw verzoek.
Wij controleren uw identiteit en verduidelijken zo nodig de reikwijdte.
Wij inventariseren relevante actieve systemen en gegevenscategorieën.
Wij controleren wettelijke bewaarplichten en rechten van anderen.
Wij verwijderen, anonimiseren, beperken of bewaren gegevens volgens de uitkomst.
Waar nodig informeren wij verwerkers of andere ontvangers.
U ontvangt een bevestiging en uitleg over eventuele uitzonderingen.

Hoe lang duurt de behandeling?

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van een volledig en verifieerbaar verzoek. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan de AVG toestaan dat deze termijn met maximaal twee maanden wordt verlengd.

Wanneer meer tijd nodig is, informeren wij u binnen de eerste maand en leggen wij uit waarom. De termijn kan praktisch pas goed worden benut wanneer wij uw identiteit en verzoek voldoende kunnen controleren.

Gegevens in back-ups

Na verwijdering uit actieve systemen kunnen gegevens tijdelijk aanwezig blijven in beveiligde back-ups. Back-ups zijn bedoeld voor herstel na storingen en worden niet gebruikt om verwijderde gegevens opnieuw regulier te verwerken.

Back-upkopieën worden volgens hun normale beveiligde retentiecyclus overschreven of verwijderd. Wanneer een back-up wordt hersteld, zorgen wij er waar redelijkerwijs mogelijk voor dat eerder toegewezen verwijderingen opnieuw worden toegepast.

Verwijderen, anonimiseren of beperken

Volledige verwijdering is niet altijd de enige passende maatregel:

Verwijderen: de persoonsgegevens worden uit het actieve systeem gewist.
Anonimiseren: identificerende gegevens worden zodanig verwijderd dat de resterende informatie niet meer tot u herleidbaar is.
Beperken: gegevens worden tijdelijk afgeschermd en alleen nog voor toegestane doelen bewaard.

Welke maatregel geschikt is, hangt af van uw verzoek, het doel van de verwerking en eventuele wettelijke verplichtingen.

Externe diensten en social login

Het verwijderen van uw ViVa Support-account verwijdert niet automatisch gegevens bij Google, Facebook, GitHub, LinkedIn of een andere externe aanbieder. Beheer die gegevens en koppelingen via het account of privacyportaal van de betreffende aanbieder.

Wanneer wij persoonsgegevens namens ons door een dienstverlener laten verwerken, informeren wij die partij over een toegewezen verzoek wanneer dat volgens de AVG nodig is.

Niet eens met onze beslissing?

Wanneer wij een verzoek weigeren of niet volledig uitvoeren, ontvangt u een toelichting. U kunt aanvullende informatie geven of bezwaar maken tegen onze beoordeling.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een beroep te doen op de bevoegde rechter.

Gerelateerde pagina's

Gegevensverwijdering aanvragen

Vermeld het e-mailadres van uw account en omschrijf welke gegevens of diensten het verzoek betreft. Deel geen wachtwoorden, herstelcodes of onnodige kopieën van identiteitsdocumenten.

Verzoek indienen | Privacybeleid | Contact opnemen

Wij behandelen ieder privacyverzoek zorgvuldig. Eerst controleren wij de identiteit en wettelijke bewaarplichten; daarna bevestigen wij welke gegevens zijn verwijderd, geanonimiseerd, beperkt of nog moeten worden bewaard.